Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der Österreichische Staatsdruckerei Holding AG

Datenschutz hat für die Österreichische Staatsdruckerei Holding AG (nachfolgend „wir“ genannt) einen hohen Stellenwert. Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir unsere Aktionäre, Aktionärsvertreter und sonstige Teilnehmer unserer Hauptversammlung über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und die ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die:
Österreichische Staatsdruckerei Holding AG
Tenschertstraße 7
1230 Wien
Österreich
Tel.: +43 1 206 66-0
E-Mail: office@staatsdruckerei.at
Website: www.staatsdruckerei.at

Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten der Österreichische Staatsdruckerei Holding AG unter: privacy@staatsdruckerei.at

Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), des Aktiengesetzes (AktG) und aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Name bzw. Firmenname, Anschrift, Geburtsdatum bzw. Register oder Nummer unter der die juristische Person in ihrem Herkunftsland geführt wird, Kontonummer, Stückzahl Aktien oder Aktiennummer, E-Mail-Adresse, sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten Ihrer Aktionärsvertreter) zu den im AktG vorgesehenen Zwecken, insbesondere zur Führung des Aktienbuchs, der Kommunikation mit Ihnen als Aktionär und der Abwicklung von Hauptversammlungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für diese Zwecke rechtlich zwingend erforderlich.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur für den Zweck, für den Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben:

  • zur Führung des Aktienbuches
  • um Ihnen Zugang zu den Hauptversammlungen zu ermöglichen,
  • für die Dokumentation Ihrer Anmeldung zur Hauptversammlung postalisch oder per Mail,
  • für die Dokumentation über Ihre mittels Vollmacht erfolgende Vertretung in der Hauptversammlung durch den jeweils Bevollmächtigten und
  • Ihrer gegebenenfalls erteilten Weisungen
  • für eine Kontaktaufnahme bei Kontakt- und Serviceanfragen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung oder zur Bereitstellung bestimmter Informationen.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

  • Die im Rahmen der Hauptversammlung durchgeführte Protokollerstellung ergibt sich aus den gesetzlichen Regelungen zur Niederschrift gemäß §120 AktG Abs 1ff und § 87NO.In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch, soweit dies für die Wahrung berechtigter Interessen der Österreichische Staatsdruckerei Holding AG erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO), unter anderem für statistische Zwecke, die Bearbeitung von Kontakt- und Service-Anfragen, Zusendung von Geschäftsberichten oder die Teilnahme als Gast an der Hauptversammlung.
  • Zudem verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und/oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten (§ 114 Abs 1 AktG). Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen des AktG und Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.
  • Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das AktG (insbesondere jene gem. § 9 Abs 1 iVm § 61 Abs 1 ff AktG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.

Kategorien personenbezogener Daten

Name bzw. Firmenname, Anschrift, Geburtsdatum bzw. Register oder Nummer unter der die juristische Person in ihrem Herkunftsland geführt wird, Sitz der Gesellschaft, Kontonummer, Stückzahl der Aktien oder Aktiennummer, E-Mail-Adresse, Kopie eines Legitimationsdokumentes (amtlicher Lichtbildausweis bei natürlichen Personen, aktueller Firmenbuchauszug, firmenmäßige Vollmacht bei juristischen Personen).

Empfänger personenbezogener Daten

  • Konzernverbundene Unternehmen, die im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten zur Führung des Aktienbuchs sowie zur Abwicklung der Hauptversammlung (z. B. für Druck und Versand der Einladungsunterlagen oder zur Durchführung unserer Hauptversammlung).
  • Von uns beauftrage Dritte, bspw. Notar, zur Erstellung des Hauptversammlungsprotokolls.
  • Wir (können) verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.
  • Bspw. wird dem Handelsgericht Wien das Protokoll der Hauptversammlung übermittelt. Dieses enthält Ort und Tag der Versammlung, Name des Notars, Art und Ergebnis der Abstimmung und Feststellung des Vorsitzenden über die Beschlussfassung (§120 Abs 2 AktG). Beilagen des Protokolls bilden das Teilnehmerverzeichnis (§117 AktG) allenfalls ein Verzeichnis der Personen, die per Fernabstimmung (§ 126 AktG) oder Abstimmung per Brief (§ 127 AktG) an der Willensbildung teilgenommen haben und den Nachweis über die ordnungsmäßige Einberufung der Hauptversammlung. Das Protokoll samt Beilagen wird als notariell beglaubigte Abschrift beim Firmenbuch eingereicht (§120 Abs 4) und in die Urkundensammlung (§12 FBG) aufgenommen, wo es für jedermann einsehbar ist (§ 33 Abs 2 FBG).

Datenverarbeitung außerhalb der EU/des EWR

Es werden keine personenbezogenen Daten in Drittstaaten verarbeitet.

Erhebung personenbezogener Daten von Dritten (Artikel 14 DSGVO)

In der Regel leiten die beim Erwerb, der Veräußerung oder der Verwahrung der Inhaberaktien mitwirkenden Kreditinstitute/Depotbanken für Sie die für die Teilnahme an der Hauptversammlung relevanten Pflichtangaben und weiteren Angaben an uns weiter. Im Zuge der Umstellung von Inhaberaktien auf Namensaktien findet mit den betreffenden Kreditinstituten/Depotbanken in dieser Hinsicht auch ein Informationsaustausch zu Ihrem Depot statt.

Speicherdauer

Grundsätzlich löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die personenbezogenen Daten nicht mehr für etwaige Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt werden und keine anderweitigen gesetzlichen (z.B. aktien-, handels- und/oder steuerrechtliche) Nachweis- und Aufbewahrungspflichten oder Rechtfertigungsgründe für die Speicherung bestehen.

Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig zumindest 7 Jahre.

Die im Aktienbuch gespeicherten Daten müssen wir auch nach dem Verkauf der Aktien aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies z.B. im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist.

Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Als Aktionär im Verhältnis zur Gesellschaft gilt nur, wer gemäß § 61 Abs 1 ff AktG unter Angabe von Namen bzw. Firma, Anschrift, Geburtsdatum bzw. Register oder Nummer (unter der die juristische Person in ihrem Herkunftsland geführt wird), Stückanzahl, Aktiennummer und Kontoverbindung im Aktienbuch eingetragen ist. Sofern die Aktien einer anderen Person, als der im Aktienbuch eingetragenen Person gehören, sind die zuvor genannten Angaben auch über diese andere Person zu erfassen. Eine Ausnahme besteht hierbei, wenn es sich bei dem Aktionär um ein Kreditinstitut handelt (§ 61 Abs 1 Z 4 AktG). Ein im Aktienbuch eingetragenes Kreditinstitut, dem die Aktien nicht gehören, benötigt eine erteilte Ermächtigung der Person, der die Aktien gehören. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen.

Ihre Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Sollten Sie von den genannten Rechten Gebrauch machen, prüft der/die Verantwortliche, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen.

Kontaktdaten der Österreichischen Datenschutzbehörde:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at